Choisissez soigneusement des partenaires établis, reconnus et orientés vers l'action, capables de mobiliser les parties prenantes locales. Introduisez dès le début la méthodologie I4+ Open Source pour évaluer son alignement avec les objectifs principaux. Une fois l'accord obtenu, rédigez et signez un "Contrat-Cadre" pour formaliser la collaboration. Discutez des coûts totaux de la place de marché en interne et avec les partenaires, puis finalisez avec un "Contrat d'Accord" signé, couvrant tous les aspects convenus, tels que la date, le lieu, les responsabilités, le budget, les revenus, les dépenses, la communication et l'image de marque.
Choisissez un Coorganisateur aligné sur les besoins de votre organisation. Après avoir défini les objectifs, signez un "Contrat-Cadre" pour la collaboration. Évaluez les Coorganisateurs en fonction de leur expertise, de leur capacité de collecte de fonds, de leur orientation commerciale, de leur historique et de leur expérience en gestion d'événements. Évaluez collaborativement le potentiel du marché en sélectionnant des entreprises, des bailleurs de fonds, des bâtisseurs de ponts et des facilitateurs. Choisissez des Co-designers ayant une expertise et des connexions locales. Prenez en compte la focalisation, le timing, la durée et le contexte culturel pour choisir les dates de la place de marché. Évitez les jours fériés et les événements concurrents. Choisissez le lieu après la signature du "Contrat-Cadre". Les détails se trouvent dans la section "Lieu". Impliquez des Mécènes pour le soutien, surtout avec les Institutions Publiques. Trouvez une note conceptuelle détaillée dans les ressources pour une compréhension approfondie.
Pendant la phase de "gestion de projet", collaborez avec le Coorganisateur pour finaliser le contrat, le budget et le programme. Examinez le "Contrat-Cadre" pour l'alignement et la coopération future. Définissez clairement les rôles, établissez des canaux de communication et améliorez la qualité de la place de marché. Spécifiez les responsabilités opérationnelles et mettez l'accent sur la communication et la collaboration, en particulier entre les coorganisateurs. Le coorganisateur s'occupe des communications, de la sélection du lieu et de la restauration. Élaborez une stratégie de communication pour la visibilité. Désignez un point de contact unique pour une coordination efficace. Assurez-vous de la compatibilité de l'identité de marque.
Sélectionnez des Mécènes avec les Coorganisateurs pour renforcer le soutien à la place de marché. Choisissez des institutions locales comme Mécènes potentiels, en adoptant une approche diplomatique axée sur l'impact positif. Exploitez les connexions des organisateurs locaux pour approcher efficacement les Institutions Publiques. Mettez en avant les avantages de l'événement dans vos actions de sensibilisation, en utilisant les lettres et les courriels fournis. Comprenez la motivation des Mécènes, allant du simple soutien moral à une implication active. Pour les Institutions Publiques, envisagez un protocole d'accord (MOU) pour plus de clarté. Communiquez clairement les éléments clés de la place de marché à travers les ressources vidéo et PowerPoint fournies. Échangez des directives sur l'identité de la marque pour assurer une cohérence sur le site web et les supports marketing.
Les Co-designers influent sur la conception du programme, ce sont des experts dans les thèmes et bien connectés avec les parties prenantes locales. Ils devraient participer à la définition des thèmes, de la période et des résultats attendus de la place de marché. Ils assument généralement la responsabilité de modérer leur session thématique, qui dure habituellement de 45 à 60 minutes. Les Co-designers sont sélectionnés en collaboration avec les Coorganisateurs. Les Co-designers doivent être bien connectés localement et être reconnus en tant qu'experts dans les thèmes sélectionnés.
Assurez-vous que les fournisseurs de solutions, experts dans leurs domaines, sont bien informés sur les consignes d'inscription et de présentation. Collaborez avec les Coorganisateurs pour sélectionner des organisations du réseau pour les fournisseurs potentiels, en les impliquant de préférence en tant que Codesignateurs. Donnez la priorité à ceux qui ont des labels reconnus comme le label de la Fondation Solar Impulse (SIF). Identifiez les fournisseurs locaux en fonction des critères de sélection. Rationalisez la collecte des informations de contact avec le modèle fourni. Invitez les fournisseurs sélectionnés à exprimer leur intérêt pour la présentation, en suivant des règles strictes. Les Coorganisateurs et les Co-designers examinent et approuvent chaque présentation. Suivez une approche structurée de coaching avec un coach principal et au moins 2 témoins de l'équipe pour des retours de qualité et la prise de décision.
Pour la gestion des inscriptions, convenez de la tarification, de la collecte des paiements et de la conception de l'interface. Utilisez un logiciel centralisé pour l'inscription des participants et le recueil du consentement pour le partage d'informations. Cela alimente une base de données centralisée des participants pour les communications futures. Si des frais sont requis, décidez des méthodes de collecte des paiements en utilisant des exemples de logiciels disponibles dans les ressources. Suivez quotidiennement les inscriptions des participants pour mesurer les progrès et rappeler à ceux qui se sont engagés verbalement ou par e-mail à participer.
Planifiez et concevez le contenu du programme avec les partenaires, les coorganisateurs et les codesigners. La communication et la collaboration efficaces sont essentielles pour une place de marché réussie. L'organisation commence par répondre aux besoins locaux et aux solutions décrits dans le "Contrat-Cadre" signé. Maintenir une forte harmonie entre les coorganisateurs et les codesigners sur les besoins locaux tout au long de la préparation est crucial. La professionnalisme dépend d'une gestion précise du temps, nécessitant un système d'horodatage efficace. Pour une amélioration continue, les retours des participants sont essentiels et contribuent à un rapport complet.
La stratégie de communication couvre la communication avant, pendant et après la place de marché, mettant l'accent sur une visibilité accrue. Créez un site web maquette présentant les éléments clés de l'accord, en le mettant à jour continuellement pendant la préparation de la place de marché. Utilisez un résumé concis d'une page pour les informations cruciales. Employez des plateformes majeures de médias sociaux comme LinkedIn et Twitter pour une communication efficace et une visibilité. Envisagez la mobilisation d'autres canaux médiatiques tels que la radio et la télévision. Utilisez des bannières d'affichage (murales et roll-up) sur la place de marché, avec des exemples disponibles dans la section des ressources. Organisez des entretiens individuels avec des participants sélectionnés pour la communication future sur la place de marché.
De nombreux facteurs entrent en jeu dans l'organisation d'une place de marché, et le choix du lieu est une décision qui aura un impact considérable sur le succès de la place de marché. Tout dépend du choix du lieu, de la date de la place de marché à la sélection des intervenants, en passant par la restauration et l'expérience des participants. La leçon que nous avons tirée des places de marché précédentes est que, pour un réseautage réussi, il est préférable de rassembler tous les participants dans un même endroit. Pour cette raison, nous recommandons vivement la stratégie "tout en un seul endroit" lors de la sélection d'une place de marché.